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作为民营企业的总务外交事务相关人士。怎样用最多的生产成本，提升内部总务项目组和内部总务项目组的工作工作效率，是总务部无可避免的问题。在本栏直言有效率的总务资金管理组织工作是提升总务部运转工作效率的两条死路。

一、什么是总务资金管理组织工作

随著总务市场的发生改变和总务控制技术的不断更新，现代的总务管理组织工作形式的革新已然开始。子公司的总务工作对现代辩护律师组织工作形式的倚赖某种程度愈来愈小，体系化、程序化的总务管理组织工作形式是民营企业总务的非主流。子公司总务无须实际上是子公司内部的“辩护律师”，而要分担起了更多的管理组织工作和战略部署职能。总务资金管理组织工作是总务副总裁如果掌控的专业技能，而具有这点科学知识和操作方式实战经验的专业人才也是子公司总务部亟须的专业人才。

美国子公司总务联合会在前段时间几项进行调查中表示，61%的总务部最多保有一位总务营运（Legal Operation）研究者，最多有21%的总务部雇用最多四名总务营运研究者。但是就本栏检视，中国民营企业的总务部增设专门针对的总务营运管理组织工作工作岗位，特别是总务资金管理组织工作的总务部寥寥无几。

本栏在大型制造业民营企业浸淫十数年，亲眼见识过精益管理组织工作、六西格玛等管理组织工作理论对民营企业生产工作效率和质量管理组织工作的巨大提升。有效率的资金管理组织工作能够让子公司总务职能部门在繁杂的过程中游刃有余地制订计划，控制费用，调配资源和防范风险。虽然总务组织工作与工业生产有一定的区别，但是万变不离其宗，总务部的各项组织工作完全可以被拆分为不同流程，资金管理组织工作和改进的理论完全可以应用在总务管理组织工作中。

二、总务资金管理组织工作的辅助工具

项目是为创作某种产品、达成某种结果或者提供某种服务进行的短期公益活动，而资金管理组织工作则是通过有效率地运用资金管理组织工作手段有效率地达到项目要求。总务部的所有组织工作都可以归类为项目。

总务部的资金管理组织工作组织工作可以归为两大类：

（1）资金管理组织工作；

（2）资金管理组织工作改进。

理查德·萨斯坎德在《法律条文人的明天会怎样》一书中提出了随著法律条文服务的演进，任何几项交易和纠纷都可以进行逐步地拆分和处理。在这一趋势下，总务资金管理组织工作人员最多应当做到三方面组织工作：

（1）梳理被拆分的流程，确保被拆分的流程按照最优原则由相应的专业人员负责；

（2）统合多头处理的流程，确保多头处理的质量，监督总务组织工作产出的质量；

（3）回顾、汇整项目信息，确保优秀资金管理组织工作模式的保留。

例如，面对“大宗商品化”的交易类组织工作，把尽调、法律条文研究、交易管理组织工作、风险评估、模板选择、谈判、起草和修改、文件管理组织工作、各个环节分拆开来，特别是涉及重复性和外交事务性的组织工作，不需要再聘请内部辩护律师参与，而要对于内部项目组则进行专业细化分工，甚至对于部分组织工作例如尽调和合同管理组织工作可以使用非法律条文背景人员以降低生产成本，降低生产成本。

自然，资金管理组织工作不是简单的项目拆分和发包，资金管理组织工作的基本理论和实践实战经验是总务资金管理组织工作必须掌控的专业技能。美国总务联合会曾经提出的总务资金管理组织工作四个阶段：

（1）定义范围。

（2）设定计划（时间、预算、人员）。

（3）实施。

（4）回顾。

而具体的资金管理组织工作手段和辅助工具则数不胜数，常见的包括瀑布式管理组织工作、敏捷管理组织工作、看板管理组织工作、人力资源RACI等等，遑论市面上的各类资金管理组织工作软件。以“劳动密集型”的常规合同类总务组织工作为例，总务部的合同科尽管无需像生产职能部门的看板管理组织工作一样，将进度进行公示或实时反馈，但是通过资金管理组织工作系统每天统计合同审核职能部门各流程的进度，及时安排人员对于瓶颈问题进行反馈和解决，却是提升合同工作效率的有效率手段。

面对纷繁复杂的资金管理组织工作的辅助工具和理论。总务资金管理组织工作人员在具有专业科学知识的同时应当根据总务部的实际需要来确定需要的管理组织工作模式。《辩护律师的资金管理组织工作》中有一句话本栏深以为然：“总务资金管理组织工作是一个辅助工具箱 – 只选择进行资金管理组织工作所需要的最有效率辅助工具”。

三、精益六西格玛与总务资金管理组织工作

在总务资金管理组织工作过程中，迄今为止本栏最为推崇的是把精益六西格玛的理念适用在总务资金管理组织工作中。

六西格玛理念最早是由摩托罗拉子公司提出的，后来由通用电气、杜邦等子公司发扬光大。强调减少浪费，降低生产成本，实现流程的标准化。精益六西格玛则是把质量要求和工作效率要求结合起来，把子公司总务的流程分解成任务环节，在数据收集的基础上发现问题，特别是要发现和解决流程“瓶颈”，大胆做“减法”，削减不必要的流程和环节。

精益六西格玛的流程一般简称“DMAIC（Define 定义、Measure 测量、Analyze 分析、 Implement 执行、 Control 控制）”。精益六西格玛的理念看似简单，但是本质是对于原有项目的发生改变和提升，实际操作方式过程中需要花费巨大的精力和生产成本。

以制造业民营企业的常规大宗原材料采购合同管理组织工作改进为例。在定义环节，总务部首先需要明确自己的服务对象，然后再进行有效率地沟通。总务副总裁在这类项目中应当从子公司整体战略的角度梳理子公司各利息相关方的价值和要求，实际上供应、生产、销售、财务职能部门分别对合同项目的质量、工作效率以及生产成本有着不同的要求。糅合不同的要求，依据子公司的发展战略判断最符合子公司整体利益的改进目标是资金管理组织工作人必须掌控的专业技能。例如，在大宗原材料价格大幅波动的情况下，如果子公司的整体战略是保证原材料采购价格的稳定判断和原材料的稳定供应，尽管经过流程分析发现合同签署流程的瓶颈在于供应的价格分析。但在经过“成因分析（root – cause analysis）”后发现供应单位为了准确预测价格经过了多次询价和市场咨询，则不宜贸然地根据其他职能部门要求降低生产成本的要求削减流程。但是，如果发现供应单位实际上是为确保供货商稳定供货而进行了额外的内部信用评审，而总务部在流程中联合财务部和资金部发现子公司整体已然对客户的信用情况和履约轨迹进行了记录和分析，则应当调整流程减少浪费。

为了正确评估、稳定控制和持续改进资金管理组织工作，精益六西格玛对于数据的收集和分析、测量方式的确定都有着极高的要求。以本栏经手的某进出口专项合规性项目为例，早期测量合规性培训有效率性的标准是报名者专项合规性培训的人数以及培训的小时数两个标准。两个指标虽然方便测量且量化简单，却和培训的有效率性关联不大，无法达到项目目的。盲目收集和分析这些数据反而会造成浪费。经过研究，总务部后来将测量的重点放在涉及专项合规性项目人员参与培训比例以及培训效果（例如：JIT培训测试结果，组织工作形式发生改变等）则得到良好的效果，正确地识别了无效和有效率的培训流程。

始终伴随精益六西格玛的一个难题是数据的有效率收集。总务部需要持续有效率地收集数据，而且数据的收集并不能仅局限于总务部。充足的经费，专业的控制技术项目组以及子公司各职能部门的配合是完成大范围项目提升的基础。然而，总务职能部门也可以从简单的项目（例如以时间作为标准的常规性合同审核）提升着手，以此向子公司证明资金管理组织工作提升的效果，逐步进行大范围的资金管理组织工作提升改革。

四、总务资金管理组织工作不实际上是

总务副总裁的组织工作

成熟的总务资金管理组织工作的优势已然经通过了通用电气、杜邦、谷歌等大民营企业多年的实践得以体现。但是真正能够根据自身民营企业需求建立总务项目管理组织工作项目组的仍然是凤毛麟角。造成这种情况原因，往往是高层认识不到总务资金管理组织工作的优势，不愿意进行投资管理组织工作。总务部不妨从大处着眼，从小处着手，利用本子公司的改进结果作为提案依据，引导子公司进行资源投入。

本栏进行的第一个资金管理组织工作组织工作姑且算是并购项目中的内部辩护律师外交事务所管理组织工作流程管理组织工作以及改进，至今仍然感谢当年几家合作律所的耐心和气度。从这个意义上说，总务资金管理组织工作不实际上是对子公司总务专业能力的考验，同样也是对于软实力的考验。通过有效率沟通交流把包括内部高层，内部辩护律师、总务部内部、子公司其他职能部门等利益相关方协调起来接受发生改变对于子公司总务来说也是一个巨大挑战。

作者介绍

程广栋

程广栋，凯斯西储大学JD，LLM。纽约州、印第安纳州、伊利诺伊州执业辩护律师，英国执业辩护律师，上海国际仲裁中心仲裁员。现任南山集团总务副总裁，负责南山集团的总务、合规性组织工作。

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在过往与法律条文人特别是法总沟通的过程中，无论是刚刚晋升的年轻法总，还是有多年实战经验的资深法总，大家总是对总务管理组织工作或商业决策部分有一些困惑，部分集中在项目组激励方面，部分集中在向上管理组织工作层面，部分集中在职能部门协调沟通方面。

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